Office使用笔记

Posted by wsxq2 on 2019-01-30
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本文最后一次编辑时间:2020-06-04 18:06:37 +0800

本文记录的是 Microsoft Office(主要包括 Word,PPT,Excel,Note)的使用笔记,这里的使用笔记主要是指遇到的问题及解决办法,也包括一些使用技巧。

通用

这一部分的内容在 Word、PPT、Excel 中均可使用

重复上一次操作

使用快捷键Ctrl+YF4即可。详情参见 撤消、恢复或重复操作 - Office 支持

Word

该部分内容因为内容较多,已经单独放到一篇文章中了。地址为:Word使用笔记

PPT

写 PPT 的步骤

如何使用 2 小时做 30 页“还算不错”的 PPT?

在毕业设计最终答辩前一天晚上,我只有 2 小时来写 PPT 了,于是我有点慌。但是我想到了曾经一位知乎大佬的回答:直接先写提纲,再完善内容,再补充图表,再应用主题,完成!于是我使用了这个方法,果然,2 小时不到就完成了 PPT 的编写,看起来还不错。

但是,存在的问题在于图片大小不对,被答辩老师批评了,这确实是个问题。还是得手动调整,虽然这么做会导致无法在切换主题后依然保持内容的排版合理性,不过考虑到最终只会使用一种主题,所以这点也就无关紧要了。即使如此,时间也可以控制在 2 小时内。

当然,以上的前提是我准备好了图、表,只需要复制、粘贴,不需要临时创建。只是简单录了点视频和 GIF

下面详细介绍这个方法:

  1. 使用大纲视图写提纲:点击菜单栏中的视图中的演示文稿视图中的大纲视图,在左侧直接编辑。注意保证整体排版没有问题

    温馨提示:注意使用TabShift+Tab,或者Alt+Shift+RightAlt+Shift+Left,会有惊喜。还有EnterCtrl+Enter。以及灵活选择开始中的幻灯片中的版式

  2. 插入图片和表格:在大纲视图把文本内容写完后,插入必备的图片和表格到正确的位置
  3. 应用合适的主题:点击设计中的主题,选择一个你喜欢的主题即可。理论上只要前面写的内容兼容性好,任选一个主题都不会出现排版问题。这里的主题是指 Microsoft PPT 自带的主题
  4. 最后调整:比如对图片和表格的大小进行适当的调整以便可以在投影上清楚地观看。注意,这一步后再切换主题可能导致排版混乱

当然,这样做出的 PPT 比较精简,是以内容为主的 PPT,如果要求设计感强,则不适合用这种方法。但是如果只注重内容和基本排版的话,用这个方法真的很不错

可能有用的链接:

Shortcuts

官方快捷键列表:使用键盘快捷方式创建 PowerPoint 演示文稿 - PowerPoint

总结(非演示时常用快捷键):

  • F5: 从头开始放映幻灯片
  • Shift+F5: 从当前幻灯片开始放映幻灯片
  • Alt+F5: 显示演示者视图
  • Ctrl+N: 新建演示文稿(New)
  • Ctrl+B: 使所选文字加粗(Bold)
  • Alt+N, P: 插入图片(Picture)
  • Alt + H、S、H: 插入形状(SHape)
  • Alt+G, H: 选择主题(tHeme)
  • Alt+H, L: 选择幻灯片版式(Layout)
  • Page Down: 转到下一张幻灯片
  • Page Up: 转到上一张幻灯片
  • Alt+H: 转到“开始”选项卡(Home)
  • Alt+N: 转到“插入”选项卡(iNsert)
  • Ctrl+Shift+Tab: 在 “缩略图” 窗格和 “大纲视图” 窗格之间切换
  • Alt+Shift+向左键: 提升段落级别
  • Alt+Shift+向右键: 降低段落级别
  • Ctrl+Shift+左方括号 ([): 将对象置于底层
  • Ctrl+Shift+右方括号 (]): 将对象置于顶层
  • Ctrl+D 或 Ctrl 并拖动: 重复对象(Duplicate)
  • Ctrl+Enter: 移到下一个标题或正文文本占位符。如果是幻灯片上的最后一个占位符, 此操作将插入与原始幻灯片具有相同幻灯片版式的新幻灯片
  • Shift+F4: 移动以重复上一个”查找”操作

在演示过程中, 若要查看快捷方式列表, 请按F1

备注

PPT演示中,演示者视图非常有用,其右下角的备注引起了我的注意(这个用好了就可以实现“脱稿”演示),于是想知道如何添加备注,找到答案如下:

向幻灯片添加演讲者备注 - Office 支持

总结:在 PPT 的状态栏(在最下面)中即有备注批注

提取 PPT 中的所有图片

ppt本身是个 zip 格式的压缩文件,所以可以使用解压软件打开它,它所有的图片通常在ppt\media目录下。直接解压后复制里面的内容到你需要的地方就可以了

书签?

有时面对大型 PPT(几百页)的时候,你迫切需要一个书签功能,从而能够方便地跳转到特定的位置。

但是,Microsoft PPT 并不支持书签功能,详情参见:PPT中能否插入书签? - Microsoft Community

Excel

Note

PDF

严格来说,PDF 不属于 Office。但是由于其和 Office 联系密切(尤其是其中的 Word),于是就放到这里了。

首先,让我们来认识一下 PDF

简介

便携式文档格式(英语:Portable Document Format,缩写:PDF)是一种用独立于应用程序、硬件、操作系统的方式呈现文档的文件格式。[2]每个PDF文件包含固定布局的平面文档的完整描述,包括文本、字形、图形及其他需要显示的信息。1991年,Adobe Systems共同创始人约翰·沃诺克提出的名为“Camelot”的系统[3]演变成PDF。 如今,PDF文件除平面的文本和图形外,还可能包括逻辑结构元素,注释、表单、图层、富媒体(包括视频内容)之类的交互元素,使用U3D或PRC的三维对象,以及多种其他数据内容。PDF规范还提供了启用这些功能时所需的加密功能、数字签名、文档附件和元数据等。

——引用自 便携式文档格式 - 维基百科,自由的百科全书

总之,PDF 是一个在任何打印店都能打出预想中的格式的文件格式。Word 格式则不一定,有的 Word 处理程序(如 WPS)和官方的 Word 不兼容,可能会导致打印出的格式出人意料

PyPDF2

PyPDF2 是 Python 中用于处理 PDF 文档的库,它可以实现不少需要使用 Adobe Acrobat Pro(这是一个付费软件,而且费用还不低且占用空间大1)才能实现的功能

其实除了知名的 PyPDF2 之外,还有 PyPDF3 和 PyPDF4,至于它们的区别,就暂时不做研究了

案例

合并多个 PDF 为一个 PDF

以下代码将in_dir目录下的所有 PDF 合并为一个 PDF,并输出到out_dir

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import glob
import os
import time
from shutil import copyfile

import win32com.client
from PyPDF2 import PdfFileMerger

# changed from https://stackoverflow.com/a/47356404
def merge_pdf(in_dir=r"./pdf/", out_file=r""):
    if out_file == r"":
        out_file = os.path.join(in_dir, "../../merged.pdf")
    x = [a for a in os.listdir(in_dir) if a.endswith(".pdf")]
    print(x)

    merger = PdfFileMerger()

    for pdf in x:
        merger.append(open(os.path.join(in_dir, pdf), 'rb'))

    with open(out_file, "wb") as fout:
        merger.write(fout)

上述代码来自 python - Merge PDF files - Stack Overflow

在执行上述代码中,遇到了如下错误:

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UnicodeEncodeError: 'latin-1' codec can't encode characters in position 8-9: ordinal not in range(256)

解决方法为:将utils.py中的 238-241 行:

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r = s.encode('latin-1')
if len(s) < 2:
    bc[s] = r
return r

替换为:

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try:
    r = s.encode('latin-1')
except:
    r = s.encode('utf-8')
if len(s) < 2:
    bc[s] = r
return r

详情参见 编码问题: PyPDF2.utils.PdfReadError: Illegal character in Name Object · Issue #438 · mstamy2/PyPDF2

相关问题:利用python处理pdf:奇数页pdf末尾添加一个空白页 - 知乎

链接

下面总结了本文中使用的所有链接:

脚注

  1. https://acrobat.adobe.com/cn/zh-Hans/acrobat/pdf-reader.html